Оставшиеся задачи — это задачи, которые не были срочными или важными. Невыполнение задач из группы А может привести к серьезным последствиям. Обычно это задачи со строгим дедлайном, который нельзя нарушить. Например, Артему нужно срочно что такое матрица Эйзенхауэра закончить презентацию нового проекта, так как завтра в офис приедет инвестор. Еще ему нужно сдать отчетность в налоговую, так сроки уже поджимают. А сегодня ночью у его ребенка сильно заболел зуб, и его надо отвести к стоматологу.
Метод Шваба пригодится руководителям, он позволяет сохранить структуру рабочего процесса, даже если случится форс-мажор. Для этого нужно пронумеровать важные задачи и расставить приоритеты, а для авральных ситуаций, которые могут возникнуть во время работы, оставить место и выделить время. Если форс-мажор наступил, то решаем его согласно плану, если всё спокойно, значит, у вас есть свободное время, которое можно направить на что-то полезное.
Алгоритм сортировки задач
Дела из этого квадрата мы делаем прямо здесь и сейчас, обычно это в течение одного-двух дней. Оформить матрицу в Notion можно несколькими способами. Например, создать базу с автоматическим присваиванием тега к задачам. Чтобы пользоваться такой матрицей, скопируйте шаблон у автора. Матрица Эйзенхауэра — это самый популярный, но отнюдь не идеальный инструмент расстановки приоритетов. Как и у других методов тайм-менеджмента, у матрицы есть свои достоинства и недостатки.
Это может помочь людям повысить свою эффективность на рабочем месте, преследуя желаемые долгосрочные цели. Лучший способ понять разницу между срочностью и важностью — использовать матрицу Эйзенхауэра, но вы все еще можете столкнуться с трудностями при расстановке приоритетов задач. Вот несколько советов, которые помогут вам расставить приоритеты при сортировке задач в каждом квадранте. Его фраза «не все срочные дела важны и не все важные дела срочные» легла в основу одной из методов тайм-менеджмента и управления временем. Техника позволяет избавиться от «мусора», заниматься исключительно эффективными делами. Некоторые люди используют эти термины взаимозаменяемо, но матрица приоритетов — это более широкая структура, более универсальная, чем модель матрицы Эйзенхауэра.
Квадрат B (важно — не срочно)
Это то место, куда вы хотите инвестировать большую часть своего времени. Задачи из этого квадранта матрицы Эйзенхауэра соответствуют вашим долгосрочным целям. Эта матрица также может быть использована в вашей личной жизни. Примером такой функции в персональной жизни может быть регистрация новорождённого ребёнка,
боль в плече и требование найти массажиста или покупка билетов на завтрашний поезд. Главное — выбрать наиболее удобный способ для себя и использовать его регулярно для максимальной эффективности планирования. Некоторые люди используют бумажную версию и размещают на своем столе для постоянного доступа.
Например, поговорите с начальством, коллегами или клиентом о перераспределении нагрузки или поменяйте рабочий план. У каждого пользователя есть личная доска для отслеживания задач, с которыми он связан. В сервисе есть внутренний поиск, он позволяет находить задачи по названию и описанию, а также групповые и личные чаты. Можно установить режим «не беспокоить» или, наоборот, подключить опцию переадресации пропущенных сообщений в сервисе на электронную почту. Сервис бесплатен, если в команде до десяти пользователей. Облачная версия стоит 333 рубля в месяц за человека, коробочная версия — 579 рублей за человека при плате за год.
Что такое матрица Эйзенхауэра и как применять её в тайм-менеджменте
Часто считают, что дела в квадрате С — основа отдыха. При планировании отдыха мы можем брать дела из этого квадрата, однако большая часть отдыха — это все-таки дела из других квадратов. Массовым распространением этот принцип обязан популярному коучу Стивену Кови, который опубликовал его в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей» в конце 1980-х. Проверьте в конце недели, что вы успели сделать, какие результаты получились и что будете делать на следующей неделе. Если срочные и важные задачи приходят извне, подумайте, как это предотвратить.
Когда вы начнете рассматривать свой рабочий процесс с такой позиции, вам гораздо проще будет расставить приоритеты для самых важных задач и выполнить их как можно скорее. Для создания матрицы Эйзенхауэра вам потребуется оценить каждую задачу с точки зрения срочности и важности. Распределите все задачи по сегментам, чтобы грамотно расставить приоритеты для эффективной работы. Множество людей ежедневно «тонут» в большом количестве дел и испытывают трудности с приоритизацией задач.
Как планировать задачи с помощью матрицы Эйзенхауэра
Строить матрицу в них не очень удобно, зато можно присваивать задачам статусы и отслеживать ход их выполнения. Планирование является особенно важным фактором во втором квадранте матрицы Срочно Важно. Стоит составить четкие списки задач, основанные на честном и конкретном указании времени.
- Чтобы лучше понять, какие задачи вы можете поместить в каждый квадрант вашей матрицы Эйзенхауэра, мы пошли вперед и предоставили вам несколько примеров здесь.
- Вклад от Росбанка позволяет разместить сумму от 100 тысяч до 10 миллионов ₽ на срок от 181 до 365 дней.
- Ее главный недостаток в том, что мы приступаем к задачам из квадрата B, когда уже порядком устали.
- Собрать матрицу Эйзенхауэра можно в офисном редакторе, в ежедневнике или просто на листе бумаги.
- Если количество «срочняков» не уменьшается, попробуйте устранить их источник.
Квадрат C создает иллюзию продуктивной занятости, отвлекающую нас от действительно важных вещей, и не улучшает нашу жизнь. Чтобы принимать более рациональные и осознанные решения касательно последовательности этапов, нужно понимать разницу между важными и срочными задачами. Эти задачи бесполезны для достижения цели — от них можно отказаться или решать их в последнюю очередь. Ими стоит заниматься ежедневно, уделять максимум рабочего времени.
Критерии матрицы Эйзенхауэра
Их тоже нужно выполнить, но особенно спешить некуда. Такие задачи важны для достижения крупных целей, но ввиду отсутствия срочности их часто откладывают на потом. Чтобы не тянуть резину изо дня в день, твердо решите, когда вы будете работать над каждой задачей из этого сектора. Задайте четкие сроки и встройте эти дела в свой график. Важная задача – это дело, которое помогает достичь значимых целей или связано с жизненными ценностями.
Помните, матрица Эйзенхауэра – не статичный инструмент. Она скорее похожа на «живой организм», который постоянно адаптируется под вашу жизнь и обстоятельства. Используя ее правильно, вы сможете не только «расшифровать» свои приоритеты, но и внести ясность и уверенность в ваш ежедневный рабочий и жизненный процесс. В современных «тайм-джунглях», где множество задач постоянно борются за ваше внимание, матрица Эйзенхауэра действует как компас.